Polityka Prywatności Zawsze Na Czas Transport

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych przez Zawsze Na Czas Transport z siedzibą w Polsce (dalej: „Firma”, „my”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, kierowców, dostawców oraz użytkowników naszych usług transportowych i logistycznych, a także osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

1.3. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami krajowymi.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest Zawsze Na Czas Transport prowadząca działalność w branży transportu i logistyki na terytorium Polski.

2.2. W sprawach dotyczących danych osobowych można się z nami skontaktować:

• pocztą tradycyjną: na adres siedziby Firmy,
• e‑mailem: na adres wskazany na naszej stronie internetowej lub w korespondencji handlowej,
• telefonicznie: pod numerem udostępnianym w materiałach firmowych.

3. Zakres przetwarzanych danych

3.1. W związku z prowadzoną działalnością transportowo‑logistyczną możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, nr KRS lub inne dane rejestrowe,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby,
• dane dotyczące realizacji usług: adresy załadunku i rozładunku, informacje o przesyłce, trasa przejazdu, numer zlecenia,
• dane kierowców i osób kontaktowych: imię, nazwisko, funkcja, numer telefonu, adres e‑mail,
• dane rozliczeniowe: dane do faktury, dane rachunkowe, historia płatności,
• dane zawarte w korespondencji: treść wiadomości, załączniki, dane nadawcy i odbiorcy.

3.2. W przypadku korzystania z narzędzi lokalizacyjnych (np. systemów GPS w pojazdach), możemy przetwarzać dane lokalizacyjne związane z realizacją zleceń transportowych, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi, zapewnienia bezpieczeństwa oraz rozliczeń.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy transportu i usług logistycznych

• cel: przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych, organizacja przewozu, kontakt operacyjny, rozpatrywanie reklamacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed jej zawarciem).

(b) Wypełnianie obowiązków prawnych

• cel: wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe, archiwizacja dokumentacji,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

(c) Uzasadniony interes Firmy

• cel: dochodzenie i obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa flot i ładunków, monitoring jakości usług, wewnętrzna administracja i raportowanie, bieżący kontakt z klientami i kontrahentami,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

(d) Marketing bezpośredni własnych usług

• cel: informowanie o naszej ofercie, promocjach, nowych usługach w obszarze transportu i logistyki,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – marketing bezpośredni), a w zakresie wymaganym odrębnymi przepisami (np. wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną, telemarketing) – zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

(e) Udzielanie odpowiedzi na zapytania i korespondencję

• cel: obsługa formularzy kontaktowych, zapytań mailowych i telefonicznych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – komunikacja z osobami zainteresowanymi naszą ofertą).

5. Odbiorcy danych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• podwykonawcy i partnerzy transportowo‑logistyczni współpracujący z nami przy realizacji przewozów,
• dostawcy usług IT, systemów telematycznych, systemów lokalizacyjnych, usług hostingu i poczty elektronicznej,
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, prawnicy i inni doradcy zewnętrzni,
• banki, operatorzy płatności, ubezpieczyciele,
• organy administracji publicznej, sądy i inne instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa.

5.2. Każdy odbiorca danych jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzamy na terenie EOG. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do przekazania danych do państwa trzeciego (poza EOG), odbędzie się to wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO (np. standardowe klauzule umowne) i przy zapewnieniu osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania informacji o stosowanych zabezpieczeniach.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń.

7.2. W szczególności:

• dane związane z zawartą umową i rozliczeniami – przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń i okresów archiwizacji określonych w przepisach podatkowych i rachunkowych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne na innej podstawie prawnej,
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

8.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce.

9. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

9.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) – jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Obowiązek podania danych

10.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach konieczne do zawarcia i realizacji umowy przewozu lub współpracy biznesowej.

10.2. Brak podania danych może skutkować brakiem możliwości realizacji usługi transportowej lub nawiązania współpracy.

11. Zabezpieczenia danych

11.1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

11.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiednio przeszkolone, zobowiązane do zachowania poufności.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

12.1. Co do zasady nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec osób skutki prawne, opierając się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

12.2. W przypadku wprowadzenia takiego przetwarzania, zapewnimy odpowiednie informacje oraz prawa wynikające z RODO.

13. Zmiany Polityki Prywatności

13.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w związku ze zmianami przepisów prawa, rozwojem usług, technologii lub sposobu przetwarzania danych.

13.2. Zaktualizowana wersja Polityki będzie dostępna w miejscu jej dotychczasowej publikacji i będzie obowiązywać od daty jej opublikowania.

14. Kontakt

14.1. Wszelkie pytania związane z niniejszą Polityką Prywatności oraz przetwarzaniem danych osobowych można kierować do Zawsze Na Czas Transport z wykorzystaniem danych kontaktowych udostępnianych przez Firmę.